Os documentos fiscais fazem parte da rotina de qualquer empresa e sua correta gestão é essencial para atingir o compliance fiscal.

Um grande problema, porém, é que muitos empreendedores e gestores não conhecem o tema de forma mais aprofundada.

Desse modo, correm o risco de entrar em problemas com a Receita Federal, que possui diretrizes bastante rígidas relacionadas aos documentos fiscais.

O que são documentos fiscais?

Documentos fiscais são declarações emitidas diante de qualquer operação realizada entre empresas, órgãos públicos ou pessoas físicas.

Eles caracterizam diversos tipos de operações, como transações (a venda de bens ou de prestação de serviços), bem como comprovam que a tributação foi devidamente realizada.

E bom, veja bem:

Se a sua empresa efetua qualquer tipo de operação tributável, mesmo que seja isenta de impostos, é obrigada a emitir os devidos documentos fiscais.

Portanto, os documentos fiscais são obrigatórios para as empresas, que devem realizar sua escrituração e armazená-los por um prazo de 5 anos.

Hoje em dia, boa parte dos documentos fiscais são emitidos eletronicamente — alguns deles, inclusive, devem contar com certificado digital para garantir a proteção dos dados.

Para que servem os documentos fiscais? 

Como você viu, os documentos fiscais possuem algumas funções.

A principal é servir como comprovante de uma negociação, que pode envolver tanto dinheiro (como uma compra com um fornecedor), como outros bens e serviços (como a liberação de uma carga do seu centro de distribuição para transporte).

Eles são utilizados para ajudar a contabilidade a preparar os livros fiscais, bem como toda prestação de contas com o Fisco.

Assim, servem de guia para compreender se os impostos devidos (como ICMS ou ISS) foram pagos corretamente.

Esses documentos fiscais também podem ser valiosos em casos de processos, por isso, é obrigatório que contenham uma assinatura digital do seu emissor (no caso dos documentos emitidos eletronicamente).

Assim, é possível garantir validade jurídica ao documento, comprovando que seu conteúdo é autêntico.

Qual a importância dos documentos fiscais nas empresas?

Os documentos fiscais são instrumentos importantíssimos para que a empresa cumpra com o compliance fiscal, não se comprometendo com o Fisco.

Na verdade, a correta emissão dos documentos fiscais é uma obrigação prevista em lei. Se um negócio for pego não emitindo-os (seja de forma deliberada ou não), pode ser enquadrado como sonegação de impostos.

De acordo com a Lei 4.729/65, o responsável pode cumprir pena de detenção de seis meses a dois anos, além de ser penalizado com uma multa de duas a cinco vezes o valor do tributo devido.

Pesado, certo?

Por isso, entre as missões diárias das empresas, a gestão dos documentos fiscais se destaca.

Afinal, conforme um negócio cresce, o número de movimentações e operações também cresce.

O que é muito bom para a empresa, mas também significa uma carga muito maior de documentos a serem emitidos, transmitidos, armazenados e protegidos.

Portanto, uma boa e moderna gestão fiscal é necessária para que, entre outras coisas, facilite-se a busca por documentos específicos sempre que for necessário.